ALV 2020 (feb 2021)
Notulen VAN DE (DIGITALE) ALGEMENE LEDENVERGADERING OVER HET JAAR 2020 VAN TC ROOMBURG OP zondag 14 februari 2021
Aanvang 16.30 digitaal, via videoconferencing.
Er zijn online 37 leden aanwezig.
1. Opening, huishoudelijke mededelingen en vaststellen van de agendapunten
Voorzitter, John Doove, opent de vergadering en heet iedereen welkom. Zoals bekend kon ieder de stukken via de site lezen.
Het stemmen zal gaan via handjeicoon van het programma in MS Teams. Via chatfunctie kan ook gecommuniceerd worden. Als je niet spreekt graag op de mute stand houden.
De vergadering gaat akkoord met de agenda.
2. Notulen Algemene Ledenvergadering over 2019 d.d. 12 januari 2020
Er zijn geen opmerkingen, de notulen worden vastgesteld en worden getekend door secretaris en voorzitter, met dank aan de secretaris.
3. Ingekomen stukken
Twee berichten van verhindering: Wies Wielenga en Dauphine Slokker.
Twee vragen per mail over jaarrondtennis van A. Staal en F. Quadekker komen later in vergadering aan bod.
4.Bestuursmededelingen
Het was niet het jaar wat we hadden verwacht of gehoopt. Door Corona en daarmee samenhangende maatregelen zijn er veel activiteiten niet doorgegaan. Aan het begin van 2020 zijn we van start gegaan met een nieuw pachtersteam en een nieuw ingericht clubhuis. Met dank aan o.a. trainers en hun partners, Noor en Marjolein, die daar hard aan mee hebben gewerkt. Ook heeft de gemeente nieuwe banen aangelegd, die in het begin heel slecht bleken maar ons nu in staat stellen om zelf in februari 2021 nog te tennissen. In de verslagen van de diverse commissies zal nader worden ingegaan op dit bijzondere Coronajaar.
We zijn in 2021 een rookvrije vereniging geworden, met dank aan de heren F. Quadekker en B. Stevens, die dit voorbereid hebben.
5.Jaarverslag van de secretaris over het jaar 2020
Secretaris, Astrid Verheule licht het jaarverslag toe. Alle jaarverslagen van de commissies worden gepubliceerd op de website.
Enkele punten uit jaarverslag worden besproken: we zien een groeiend ledenaantal, waarschijnlijk mede door de coronaperiode, waarin tennis een sport bleek die nog wel grotendeels uitgeoefend kon worden, maar ook omdat we activiteiten om nieuwe leden te werven hebben ondernomen (zomerledenactie en kennismaking met tennis).
De coronamaatregelen hebben geleid tot steeds wisselende regels rondom het tennissen, die gecommuniceerd moesten worden met de leden. Dit heeft ons dit jaar veel tijd en energie gekost. Veel dank aan de vrijwilligers die hebben geholpen de maatregelen toe te kunnen passen!
Er zijn voor komend jaar een aantal nieuwe vrijwilligers: m.n. de commissie onderhoud en groen is uitgebreid en er is ook weer een actieve sponsorcommissie, met een nieuwe voorzitter: Wendy Mathijssen en Manfred Marang als commissielid. Er zijn nieuwe sponsorcontracten afgesloten en oude sponsorcontracten verlengd.
Het statushoudersproject zal ook in 2021 doorlopen, mede dankzij een subsidie van de Rabobank.
Dit jaar heeft de groep wekelijks training gekregen van Nelleke Weijermans en Laura van Kessel. Mooi initiatief!
6.Jaarverslag van de penningmeester over het jaar 2020,
Penningmeester, Tycho Vos licht zijn verslag toe. Het volledige verslag staat op het afgeschermde gedeelte op de site.Enkele punten daaruit:
Er was wat verloop leden aan het begin van het jaar, opzeggingen, waarschijnlijk naar aanleiding van het feit dat aanvankelijk het park de eerste 6 weken dicht moest ten gevolge van de eerste lock down. Later kwamen er wel weer (meer) nieuwe leden voor terug.Het pachtgeld is dit jaar i.v.m. Corona niet geheven, aangezien de startende pachters ook weinig inkomsten hebben kunnen draaien.
Het OLK is helaas niet doorgegaan, het geld dat daarmee is bespaard is naar de club gegaan en kan mogelijk worden geïnvesteerd in vernieuwingen in onze tennisaccomodatie.
Er is dit jaar geïnvesteerd in terras meubilair, ledverlichting, (deze afschrijving is voor volgend jaar).
De commissies hebben weinig uitgaven kunnen doen, wel waren er de vaste uitgaven voor de competitie. Meerjarenonderhoudsplan zal worden opgesteld.
De Contributie zal volgend jaar hetzelfde blijven, vrijwilligerskorting wordt gecontinueerd.
De volgende plannen staan nog op stapel: een aantal additionele investering voor het terras; denk daarbij aan: muurbank tegen het clubhuis aan de entreekanten het verduurzamen van de accommodatie, mogelijk uitvoering in 2021
Er zijn geen vragen vanuit de vergadering over het financiële verslag.
Tycho stopt na 4 jaar als penningmeester en lid van het dagelijks bestuur. Het bestuur dankt hem voor zijn grote inzet. Er is een opvolger gevonden Wouter Swager stelt zich verkiesbaar, hij zal ondersteund worden door Soheil Babakan, die een achtergrond in de accountancy heeft. Tycho zal zorgen voor een goede overdracht en wenst de nieuwe vrijwilligers penningmeester(s) veel succes voor de toekomst.
6.Verslag van de kascommissie over het jaar 2020
Voorzitter Gerrit Nieuwenhuis, leden Erik van der Laak en Manfred Marang gedrieën lid van de kascommissie gecontroleerd hebbende de financiële administratie van TC Roomburg ten huize van de penningmeester, verklaren alle essentiële bescheiden betrekking hebbende op de exploitatie over de periode 1 december 2019 tot en met 30 november 2020 en de balans per 30 november 2020 van TC Roomburg te Leiden te hebben gecontroleerd en akkoord bevonden.
De kascommissie verzoekt de vergadering om het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode 1 december 2019 tot en met 30 november 2020.
De kascommissie dankt de penningmeester.
7.Benoeming van de kascommissie voor het jaar 2021
Erik vd Laak en Manfred Marang blijven in de commissie. Tycho Vos, treedt toe als plaatsvervangend lid. Gerrit Nieuwenhuis wordt bedankt voor zijn werkzaamheden.
8.Begroting, contributie en entreegelden voor 2021
Contributie 2021 wordt vastgesteld, contributie blijft gelijk aan 2020, vrijwilligerskorting blijft gehandhaafd.
9.Mededelingen van de commissievoorzitters:
Jeugdcommissie, voorzitter Sandra Poel licht haar jaarverslag JC toe, het volledige verslag zal gepubliceerd worden op de site.
Enkele punten: de jeugd kon na eerste coronamaatregelen snel weer tennissen, er is een bijna volwaardig seizoen gedraaid, uitsluitend de voorjaarscompetitie kon niet doorgaan. In de zomer zijn er zeker 50-60 kinderen extra gaan tennissen.
Sandra bedankt de jeugdcommissie, ouders die toezicht hielden en de pachters voor hun inzet.
Commissie onderhoud en groen, Klaas Jan Doeven: Klaas Jan licht het verslag toe. Enkele punten uit dit verslag: de commissie is uitgebreid met nieuwe leden. Aandachtspunten dit jaar waren: de vernieuwde banen, onderhoud van het park door de gemeente, aanschaf en plaatsing ledverlichting. In augustus is binnen 1 week ledverlichting geplaatst: de energierekening ging omlaag en leden zijn heel enthousiast. Mede dankzij de koppeling met het afhangsysteem, zodat er ook in de avonduren als het clubhuis dicht is toch (zonder ingewikkelde schema’s van clubhuis bezetting voor het bedienen van het licht) gespeeld kon worden. We hebben dit seizoen zeer lang kunnen doortennissen, heel fijn! Logistiek gaf dit wel wat uitdagingen (met name over de communicatie wanneer de banen wel en niet bespeelbaar zijn. We gaan dit verlengde seizoen evalueren en volgend jaar gaan we hier goede afspraken over maken, onder meer met de gemeente die het onderhoud verzorgt.
Vraag van Alwyna Eekman: graag aandacht voor minibaantje door gemeente. Klaas Jan: de gemeente is op de hoogte, door corona is dit op verzoek door ons even opgeschoven, omdat we het minibaantje niet wilden missen in deze periode. Het heeft de aandacht van het bestuur/commissie onderhoud. En de gemeente zal hier onderhoud op gaan plegen.
Vraag Frits Quadekker: er waren veel problemen met de banen in begin van seizoen, banen werden pas goed in het najaar. Ook werden banen onverwachts vernieuwd. Hoe is stand van zaken met gemeente?
Klaas Jan: Wij waren als club ontstemd over het niveau van aflevering banen en over de communicatie vanuit de gemeente, er zijn een aantal stevige gesprekken geweest met gemeente en dit gaat meegenomen worden in discussie hoe ze in komend seizoen banen gaan afleveren. Het bestuur is er druk mee bezig.
Vraag van Frits Quadekker, hij heeft al in eerdere mail een suggestie gedaan om de masten van Ledverlichting rendabel te maken. Door het aanbieden van onze lichtmasten als Antennes voorde verspreiding van het , 5G signaal zouden we extra inkomsten kunnen genereren[JD1] ? Klaas Jan heeft de partijen aangeschreven, er zijn nog geen partijen geïnteresseerd in gebruik van de lichtmasten.
Vraag van Petry Kievit; onlineafhangsysteem, heeft goed gewerkt, gaan we dit continueren? Klaas Jan: door Corona is dit goed gaan werken, moeten ook aan belang van pachters denken. Leden zijn minder aanwezig op het park om een consumptie te gebruiken (want hebben geen wachttijd meer). Gezien positieve ervaringen van iedereen willen het bestuur dit graag handhaven, mar wel in gesprek met de pachters.
Petry Kievit: Banen onbespeelbaar, moet je je baan dan toch cancelen? Klaas Jan technisch is het nu nog niet mogelijk om verlichting automatisch uit te laten gaan wanneer banen niet bespeelbaar zijn, dus de banen moeten inderdaad gecanceld worden.
Vraag van Erik Habold; graag op website beter aangeven of banen wel/niet bespeelbaar zijn.
KJ: Het is handwerk, we zijn vrijwilligers, we doen ons best in communicatie, maar 100% is niet mogelijk.
Chiel van Ruiten: is bevestiging reservering mogelijk? Dan kan cancelen ook.
KJ: app is nog steeds in ontwikkeling en we nemen suggesties mee.
Vraag van Frits Quadekker; kan ik met 1 app bij 2 clubs afhangen? Is nu nog niet mogelijk, het is bekend bij de makers van de app.
Technische Commissie:
Thomas Quadekker. Onder TC valt een aantal commissies, deze activiteiten verlopen goed door hun eigen goed georganiseerde organisatie: TOSS loopt goed, CKS-senioren was weer een groot succes, de Ladder heeft een nieuwe organisatie, Thecla Kamphuis en Steven de Bie organiseren dit, en kregen veel aanmeldingen: de inschrijving was snel vol: groot succes. Alle vrijwilligers gaan in 2021 door. De Open Leidse kon helaas niet doorgaan. Hopelijk komend jaar weer.
De Voorjaarscompetitie is niet doorgegaan, de Najaarscompetitie, 33 teams, begon goed en hoopvol maar is helaas halverwege afgebroken. Voorbereidingen voor april 2021 zijn alweer begonnen.
De Trainers van de tennisschool hebben meegedacht met maatregelen corona. Er is een goede balans tussen vrij spelen, training en evenementen.
Evenementencommissie en Barcommissie: er waren door Corona dit jaar tijdens het seizoen geen evenementen, wel is er 2 x een online pubquiz georganiseerd.
We zijn blij met de samenwerking tussen de club en de pachters. We leven mee met de gedwongen moeilijke start en waarderen de creativiteit (afhalen van maaltijden, samen met bestuur organiseren van vrijwilligerspakketten etc.,)
10. Bestuursverkiezing:
Voorzitter, John Doove, secretaris Astrid Verheule en Heidy Aartman, bestuurslid met portefeuilles communicatie en EVCO en bar, zijn nu herverkiesbaar, na 3 jaren bestuur.
Stemming: alle 3 herverkozen.
Penningmeester Tycho Vos, stopt na 4 jaar als bestuurslid en lid dagelijks bestuur: hij wordt heel erg bedankt voor zijn grote inzet gedurende de laatste jaren.
De vergadering kiest Wouter Swager als nieuwe penningmeester en lid dagelijks bestuur.
Soheil Babakan zal hem ondersteunen.
John bedankt ook Manfred Marang die hem waargenomen heeft vanaf juli 2020 tijdens zijn afwezigheid. Inmiddels heeft John de voorzitterstaken weer opgepakt.
John heeft een groot takenpakket op agenda. In het bestuur is tijdelijk gewerkt, in de periode dat John terugkeerde als voorzitter, met een technisch voorzitter en inhoudelijk voorzitter.
Dit is goed bevallen en zal voorlopig gecontinueerd worden:
Koen van Bemmel heeft aangeboden deze rol samen John op te pakken in een informeel duovoorzitterschap, Koen zal geen formele bestuurstaken op zich nemen en wordt geen lid dagelijks bestuur, maar zal vooral het proces van en de werkwijze van het bestuur gaan faciliteren. John en Koen geven aan beiden heel blij te zijn met deze constructie en gaan met het bestuur in gesprek hoe dit optimaal kan worden georganiseerd.
11. Benoeming commissies van bijstand
De actuele lijst met alle commissies van bijstand is terug te vinden op de website.
De commissie onderhoud is uitgebreid met een groene tak en heeft meer leden dit jaar.
De sponsorcommissie is weer actief.
12. Voorstel haalbaarheid jaarrond tennis bij TC Roomburg, zie link, meegestuurd met agenda.
Het voorstel wordt gepresenteerd middels een PowerPointpresentatie door John en Klaas Jan Ook Manfred Marang heeft meegewerkt aan het voorstel. Er volgt uitleg over verschillende baansoorten. Verschillende opties zijn onderzocht, onder meer een blaashal, maar dit geeft problemen met hekwerk, lichtmasten, opslagprobleem. Ook andere baansoorten dan TopClay zijn onderzocht voor Jaarrond tennis. TopClay komt que bespeelbaarheid, rekening houdend met de kwaliteit (gelijkend aan gravel) en kwantiteit (wintervast, sneller droog) het beste uit de bus.. Qua kosten is het in aanleg wel een dure baansoort. De financiële business case wordt nog verder onderzocht.De rol van de gemeente was mede een aanleiding om het “jaarrondtennis” nu te onderzoeken. We werden overvallen door baanrenovatie, gemeente gaf aan dat ze tot 2028 niets meer gaan doen aan de banen. We zijn voor het blok gezet door gemeente, zouden de komende 8 jaar niets kunnen doen aan de banen, dat zou de kans op baanvervanging vertragen.
Het bestuur wil sneller naar jaarrondbanen. Het gesprek met de gemeente over hoe we dit wel kunnen realiseren zal zeker worden aangegaan.
Nadeel: banen moeten er een periode uit, dat kan alleen maar in de zomermaanden.
Er is contact met andere clubs met dezelfde baansoort om meer informatie in te winnen.
De competitie: kun je op 2 baansoorten spelen.
Het verzoek aan ALV wordt straks niet dit goed te keuren maar om verder onderzoek te kunnen doen. Het bestuur wil de ALV niet verrassen met een voorstel, vandaar de vraag op akkoord in deze richting: “verder onderzoek naar vervangen van baan 6-9 met TopClay banen ten behoeve van Jaarrond tennis op TC Roomburg”.
Vraag Carina Franssen: afstemming met tennisschool nodig, vrij spelen wordt dit gewaarborgd? Voorzitter: daar zal in gesprek met de trainers een schema voor gemaakt worden.
Vraag Frits Quadekker: het is een mooie idee, echter beperkt; een tweetal vragen:
- 4 nieuwe banen, 5 oude banen: Is bekeken of je minder dan 5 gravelbanen zou kunnen hebben
- Is het met pachters besproken, wanneer het de banen achterin betreft, dit lijkt wat minder prettig voor de pachter?
Voorzitter: is in evaluatie met pachters meegenomen, pachters denken creatief mee, wordt in toekomstige gesprekken over banen zeker weer meegenomen.
Er is een enquête in 2013 geweest onder de leden, die heeft onder meer tot deze verdeling geleid. (Gravel, nieuwe baansoort), daaruit bleek geen grote meerderheid tot gehele vervanging.
Huidige baanindeling (twee baanvakken) leent zich ook tot deze verdeling (onderhoud en aanleg). Belangijker nog; financieel is 9 banen vervangen ook een grotere investering
Vraag Erik Habold: is het niet handig om in 2021 nieuwe baansoort aan te leggen, waarom wachten tot 2022?
Klaas Jan: gezien slechte baanaanleg dacht het bestuur dit ook, echter banen hoeven er niet helemaal uit, er komt een regulier voorjaarsonderhoud in 2021. Gemeente verwacht banen goed te krijgen in voorjaar. Ook praktisch gezien lukt dit nu niet voor zomer m.b.t. aanbestedingstraject.
Frank Hoozemans: kun je achterste banen goed bereiken tijdens aanleg? Klaas Jan: dat moeten we waarborgen, gaan we doen bij de gemeente.
Frits Quadekker: kunnen we dit combineren met privatiseringstraject?
Klaas Jan: deze discussie speelt al een rol, maar (huur)voorwaarden van de gemeente zijn nog niet gunstig. De business case is nu moeilijk rond te krijgen.
Stemming: de ALV geeft het bestuur de ruimte om (met name de financiële) haalbaarheid van het vervangen van de 4 achterste gravelbanen (baan 6 t/m 9) door TopClay/nader uit te werken en dit in een later stadium in een bijzondere ALV ter besluit voor te leggen.
13.Roomburgpark; stand van zaken
John licht historie nieuw Roomburgerpark toe.
Het bestuur vindt het belangrijk met de leden te delen wat de stand van zaken is en hoe het bestuur over het Roomburgpark denkt:
Welk standpunt heeft bestuur; wij zijn als bestuur van een sportclub voor uitbreiding van sport in Leiden. We steunen de wens van de Hockeyvereniging om uit te breiden.
We zijn teleurgesteld in dit specifieke inrichtingsvoorstel. Daarin worden naar onze mening kansen gemist, met name de mogelijkheden voor de tennisvereniging worden in het geheel niet expliciet genoemd.We gaan dan ook geen voor campagne voeren of een stemadvies aan onze leden versturen.
We vragen de leden een weloverwogen keus te maken en laat je informeren door de website van de gemeente.
We zullen dit standpunt op de website publiceren, indien het bestuur de steun voelt van de meerderheid van de ALV voor dit standpunt.
Vraag Roeland Kuiper: Heb je tijdens de laatste vergadering met de hockey gezegd het plan niet meer te steunen? John legt voor de context aan de ALV uit dat er een vergadering met de initiatiefnemers Nieuw Roomburgpark (voorheen Motorblok) is geweest waar ook de hockeyvereniging in vertegenwoordigd is. Er is ons gevraagd om de leden van TC Roomburg actief te benaderen voor te stemmen en om campagnegeld aan te vragen en in te zetten voor het werven van een ‘voorstem. Dit verzoek hebben wij afgewezen. We hebben aangegeven hun wens om uit te breiden te steunen, maar geen campagne te voeren en de beslissing aan onze leden (ongeveer 85% buurtbewoners, en ongeveer 95% Leidenaren) te laten.
Roeland Kuiper; het feit dat wij geen extra tennisbanen krijgen is dat niet omdat we ons werk niet goed hebben gedaan? John legt uit dat het bestuur 2½ jaar heel hard bezig geweest om uitbreiding te krijgen, naar aankleding van het feit dat onze leden dat als de belangrijkste kans zagen voor het voor de tennisvereniging, daar veel werk in heeft gestopt, helaas is ons verzoek niet gehonoreerd, er zouden al genoeg tennisbanen in Leiden zijn. De gemeente heeft dit keer op keer herhaald. Ook andere wensen en mogelijkheden die vanuit de Tennisvereniging zijn aangedragen (Padelbanen, meer aantrekkelijk ligging van de tennisbanen, ruimte voor kinderen om te spelen dicht bij de banen, zijn allemaal niet in het voorstel teruggekomen.
Roeland Kuiper: Waarom steunen jullie buren/hockey niet? Wij steunen onze sportburen in hun wens tot uitbreiding maar zijn niet enthousiast over het huidige voorstel. In dat voorstel vertegenwoordigen wij onze de leden, voor hen zien we gemiste kansen en derhalve gaan we ze niet oproepen om “voor’ te stemmen.
Wij zijn ook zeker niet tegen plan, maar gaan niet actief lobbyen om leden voor te laten stemmen.
Opmerking Roeland Kuiper: hij vraagt zich af of we niet bang zijn dat de relatie met hockey beschadigd is. John geeft aan dat dit ongetwijfeld als een teleurstelling zal voelen voor de hockey, maar open te staan voor samenwerking.
Vraag Erik Poel: indien hockey de baan niet krijgt, kunnen wij dan ooit nog uitbreiden? Is lastig in te schatten, We hebben uiteraard nagevraagd wat er in de verschillende scenario’s zou kunnen gebeuren, maar gemeente geeft geen eenduidig antwoord. De uitbreiding van de tennisbanen wordt echter al 25 jaar categorisch genegeerd. We hebben niet voldoende aanleiding om aan te nemen dat dat binnenkort, linksom of rechtsom verandert.
14. Samenvatting genomen besluiten:
- Goedkeuring notulen over jaar 2019
- Goedkeuring jaarverslag secretaris over 2020
- Goedkeuring financiële jaarverslag over 2020
- Benoeming kascommissie over 2021: Erik en Manfred blijven en Tycho wordt plv lid
- Akkoord begroting voor 2021
- Akkoord voorstel contributie 2021 en korting voor vrijwilligers
- Akkoord benoeming penningmeester en lid dagelijks bestuur Wouter Swager
- Akkoord herbenoeming voorzitter, John Doove, secretaris: Astrid Verheule, bestuurslid Heidy Aartman
- Akkoord benoeming commissies van bijstand
- Akkoord nader onderzoek naar vervanging van een deel van banen voor jaarrond tennis
15.Décharge bestuur De vergadering verleent décharge aan het bestuur over 2020.
Manfred Marang dankt inzet bestuur en vrijwilligers.
16.Rondvraag
Lidy Klijmij: kan het clubhuis open wanneer we jaarrond gaan tennissen?
John: we gaan proberen om clubhuis jaarrond open te houden. We gaan dat eerst met pachters uitwerken.
Wouter Swager bedankt Tycho Vos voor de overdracht
Astrid bedankt Hennie de Croon voor haar inzet voor rackettrekken op donderdagmorgen. Er is een opvolger voor haar: Ria Schreuder.
17.Sluiting
ad 2 Deze notulen zijn te lezen op www.tcroomburg.nl
ad 5 Deze zijn t.z.t. te lezen op www.tcroomburg.nl
ad 6 De kascommissie voor 2020 bestond uit de heren
Manfred Marang en Gerrit Nieuwenhuis en de heer Erik van de Laak als plv. lid
John Doove Astrid Verheule
Voorzitter Secretaris
/file/880518/?dl=1