Notulen ALV 2019 - dd jan 2020

Notulen ALV  TC Roomburg 12-01-2020 over 2019

Presentielijst is getekend door 27 leden.

1. Opening en vaststellen van de agendapunten
Voorzitter, John Doove opent de vergadering, heet iedereen welkom, in het bijzonder de aanwezige ereleden en leden van verdienste. Zoals bekend kon ieder de stukken via de site lezen/printen, er liggen enkele prints van financiële jaarverslag ter inzage.

De vergadering is akkoord met de agenda

2. Notulen Algemene Ledenvergadering over 2018 d.d. 12 januari 2019 
Er zijn geen opmerkingen, de notulen worden vastgesteld en worden getekend door secretaris en voorzitter, met dank aan de secretaris.

3. Ingekomen stukken, 3 berichten van verhindering: Ted Paap, Rob van Marwijk en Remmert de Vries. 
Gerrit Nieuwenhuis, komt wat later naar de vergadering. 

4. Bestuursmededelingen, 
•    Vertrek pachters Henny en Anja na 18 jaar het clubhuis gepacht te hebben, zal Henny Glasbergen met ingang van komend seizoen de vereniging verlaten. Hij en Anja krijgen een, applaus. Er zijn al gesprekken gaande met eventuele opvolgers. Op 14-03 komt er een afscheid voor Henny en Anja. 
•    Vrijwilligers, deze zijn nodig om activiteiten mogelijk te houden. Het bestuur doet een dringende oproep voor meer vrijwilligers, en vraagt de aanwezigen in hun eigen kring ook na te gaan of ze mensen weten die iets voor de club willen doen. In alle commissies zijn nog actieve leden nodig: EVCO, sponsorcommissie, TC, ook is bestuursfunctie van penningmeester vacant. Naast vaste functies is het ook mogelijk om zelf in overleg met het bestuur evenementen te verzinnen en organiseren.
•    Rookvrije vereniging, er is nog geen strikt beleid, het bestuur wil wel actiever handhaven en rokers aanspreken als beleid van ontmoediging. De rookpalen worden verplaatst naar de hoek achter het bestuurshok, uit zicht van het terras, we willen niet dat vooral kinderen het (hoewel al beperkte) rookgedrag kunnen waarnemen. 

We willen wel graag toe naar een rookvrije vereniging worden en zullen op ALV volgend jaar dit voorstel ter inbrengen aan de leden, we nemen daarin de ervaringen van komend jaar mee.
Vraag Bas Stevens, waarom kan dit niet per direct ingevoerd worden? Besluit moet ter stemming, dit moet voorbereid worden. Bas Stevens wil dit oppakken. 
Manfred: moet dit niet in een enquête? Moet er strikt anti rookbeleid komen? 
Erik Habold: is niet voor enquête, geeft indruk dat er nog een keus is, sport en roken hoort niet samen, gewoon invoeren. Frits Quadekker: m.n. gasten roken veel, misschien groot bord dat het niet mag … sportvereniging moet voortrekkende rol hebben. 
Bas Stevens: in korte enquête: “hoe” vraag stellen, niet “of” vraag. 
Is er al bij andere clubs navraag gedaan hoe zij dit opgepakt hebben? John: ja bij hockey en ook vanuit gemeente en KNLTB komt er veel informatie. Alleen bordjes helpt niet, gaat om awareness” het is goed om bij andere clubs te kijken, graag voorstel hoe we dit beleid gaan oppakken. Bas Stevens/ Erik Habold en Frits Quadekker bereiden dit voor en doen voorstel aan bestuur. 
Frits Quadekker: toch graag alvast bordjes, dan kun je mensen erop wijzen. Het bestuur zit voorstel waarin dit kan worden tegemoet.
•    Roomburgpark: John: Voor de zomer 2019 hebben we deelgenomen aan het participatietraject en ingesproken bij de gemeente. De informatie is eerder al in een blogpost gedeeld en de ondsrteunende slide die John gebruikt voor de toelichting komt op website TC Roomburg met diverse links naar meer informatie

Het Participatietraject is onlangs opnieuw gestart, nieuwe voorwaarden van amendement: groen mag niet op achteruit gaan. Er is een nieuwe projectleider bij de gemeente aangenomen. 20-01 a.s. is pas weer eerste gesprek. Het bestuur heeft nog niets voorgelegd aan leden want er is nog geen nieuwe informatie en derhalve ook geen nieuw standpunt, zodra er weer iets nieuws is of keuzes  gemaakt moeten worden komen we bij leden terug.

Frits Quadekker: er is een nieuwe enquête vanuit gemeente, die kun je invullen. 
Len vd berg: enquête gaat uit van basisstandpunt dat er al een hockey veld komt.
Mevrouw Everts heeft gebeld met de gemeente en hoorde dat het een open hockeyveld wordt, multifunctioneel gebruik. Zij merkt op dat een open veld gevaar zal opleveren voor mensen eromheen (hockeyballen). Brief en enquête zijn naar haar mening suggestief.

Er zitten maar 5 verenigingen aan tafel met gemeente, waarvan onze tennisvereniging er 1 is. Dit wordt aangevuld met bewoners uit de buurt.
Manfred: Marang: Wanneer nemen jullie een beslissing? John: durft geen voorspelling te geven. Het Is wel van belang voor andere ontwikkelingen met betrekking tot ons tennispark, wij stellen regelmatig beslissingen tav park en vereniging uit in afwachting van beslissing Roomburgerpark. Manfred Marang: nemen jullie het argument dat het park achteruit kan gaan mee naar de gemeente?  John: het is bekend bij de gemeente dat wij nu niet investeren. 
Len vd Berg: vraagt of winterbanen nog op de wensenlijst staan? John: in ieder geval wel de ambitie om het tennisseizoen zoveel mogelijk te verlengen. Len vd Berg: is een gezamenlijk clubhuis een bespreekpunt rondom de eventuele herindeling van het park? John: ja. Daarin hebben wij ons uitgesproken. We willen meepraten maar eisen wel een eigen ruimte, maar er is nog geen voorstel van gemeente, geen plan of voorstel. 

5. Jaarverslag van de secretaris over het jaar 2019, Astrid Verheule, secretaris, benoemt enkele 
zaken uit dit verslag. Het gehele verslag is te lezen op website van de vereniging na de ALV.
In 2019 telde de ledenlijst 1178 leden, 868 seniorleden en 310 juniorleden.
Er waren 41 zomerleden: 38 senioren en 3 juniorlid.
Aan het einde van 2019 hebben 158 leden lidmaatschap opgezegd: 70 senior en 88 juniorleden.
Voor 2020 hebben zich al 33 leden aangemeld: 11 senior en 22 juniorleden.
in 2020 is de website vernieuwd en hebben we een nieuw logo van de vereniging gekregen. 
Het project om de statushouders bij TC Roomburg te laten tennissen is georganiseerd door 3 leden van de vereniging. Er hebben 6 mensen, oorspronkelijk uit Iran, op onze club gespeeld vanaf de zomer. Het project werd ondersteund door financiële bijdrage van de gemeente, een gift van de Rabobank en eigen middelen vanuit de vereniging. Het project zal bij voldoende belangstelling volgend seizoen doorgaan. 

6. Jaarverslag van de penningmeester over het jaar 2019
Tycho Vos, penningmeester licht het financieel jaarverslag toe. zie bijlage. Het verslag zal voor leden      
te lezen zijn op de website.
Frank Hoozemans: vraagt waar de CKS onder vallen: onder TC, seniorentennis. 
Bas Stevens: hoe is het met ons ledenaantal, maken we ons zorgen? Antwoord bestuur en Wies
ledenadministratie, we maken ons geen zorgen, ervaring leert dat in de loop van het seizoen er altijd nog leden bijkomen.
Bartel Swart noemt dat schooltennis ook stimulerend werkt voor het ledenaantal. Sandra Poel benoemt dat het een maand uitproberen van lidmaatschap van de jeugd ook een succes is. 
Het bestuur gaat dit voorjaar het terras en het terrasmeubilair vervangen.

7. Verslag van de kascommissie over het jaar 2019, Frank Lange
Frank Lange, Gerrit Nieuwenhuis en Manfred Marang gedrieën lid van de kascommissie gecontroleerd hebbende de financiële administratie van TC Roomburg ten huize van de penningmeester, verklaren alle essentiële bescheiden betrekking hebbende op de exploitatie over de periode 1 december 2018 tot en met 30 november 2019 en de balans per 30 november 2019 van TC Roomburg te Leiden te hebben gecontroleerd en akkoord bevonden. 

De kascommissie verzoekt de vergadering om het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode 1 december 2018 tot en met 30 november 2019.

De afgelopen jaren heeft de kascommissie aanbevolen het terughoudende beleid met betrekking tot investeringen in het licht op een onzekere toekomst, voort te zetten. 
Zij zien echter ook dat de club een gedegen vermogen heeft dat kan worden aangewend. De kascommissie vindt het positief dat er geïnvesteerd wordt in ledenaanwas en jeugd. Zij adviseren te blijven investeren in levendigheid en sfeer, uiteraard goed rekening houdend met mogelijke toekomstige ontwikkelingen.
De voorzitter bedankt de heren hartelijk en zij krijgen ieder een pakket wijn van de penningmeester. Ook Wies, ledenadministratie krijgt een fles wijn voor haar werkzaamheden. 

De kascommissie dank de penningmeester en hoopt dat er een goede opvolger voor hem wordt gevonden. Erik van de Laak meldt zich ter vergadering aan. 

8.Benoeming van de kascommissie voor het jaar 2020 
De kascommissie 2020 zal bestaan uit: Gerrit Nieuwenhuis, Manfred Marang en Erik vd Laak treedt toe. Frank Lange wordt bedankt voor zijn werkzaamheden. 


9. Begroting, contributie en entreegelden voor 2020
Zie financieel jaarverslag, blz. 10 begroting 2020.
Het bestuur stelt voor in 2020 de contributiebedragen te wijzigen, er zal een vrijwilligerspool komen en vrijwilligerswerk voor 2 of 3 activiteiten zal een korting op het lidmaatschap geven. Aan het einde van het jaar zal de vrijwilligerskorting worden overgemaakt.
Communicatie over deze korting voor vrijwilligers naar de leden is belangrijk.
Het bestuur gaat dit jaar investeren in nieuw terras en terrasmeubilair
Niek Bakker draagt aan dat er ook gekeken wordt naar de houten bankjes op de baan. het bestuur neemt dit mee.

10. Mededelingen van de commissievoorzitters 
Sandra licht jeugdcommissie verslag toe, verslag na te lezen op site. 
Marieke Spaans, commissielid stopt met de werkzaamheden en Marion Kornaat treedt toe.
De JC heeft veel activiteiten voor de jeugd georganiseerd die allemaal een groot succes waren met veel deelnemers. O.a het Rood-oranjetoernooi, ouder-kindtoernooi en in augustus het open jeugdtoernooi. Ook komend jaar zullen er weer veel activiteiten gepland worden. 

Thomas Quadekker: TC en seniorentennis: Thomas licht zijn verslag toe. Het verslag is na te lezen op site. Tijdens de voorjaars- en najaarscompetitie stonden er op verschillende dagen en avonden veel teams op de baan, maar het bleek ook mogelijk voldoende banen beschikbaar te houden voor vrijspelen, zelfs tijdens de OLK. Verder was het rackettrekken (TOSS) op woensdagavond een succes en werd er door 56 spelers fanatiek meegedaan aan de ladder.
Frank Hoozemans licht CKS  toe, verslag na te lezen op site. Hoewel de CKS al in de zomervakantie moest beginnen, door de vroege start van de najaarscompetitie en late zomervakantie in deze regio, was het wederom een succes, met veel deelnemers en weer inclusief een zeer goed bezochte pubquiz. De commissie gaat in 2020 door in dezelfde samenstelling.
In 2020 komt er een nieuw toernooi op de club. Wim Dekker en Frank Hoozemans hebben het initiatief genomen om een open 50plus toernooi te organiseren, na de zomer. Een heel mooi initiatief vindt ook het bestuur! 

Erik Habold: er is 3 x een digitale return verschenen, Erik heeft samengewerkt met Heidy Aartman in de communicatie

EVCO, Heidy Aartman, het verslag zal ook op website komen, een aantal evenementen zijn doorgegaan en waren succes, zoals het openingstoernooi en het mosseltoernooi. Maar er zijn ook evenementen afgezegd i.v.m. onvoldoende belangstelling. Heidy doet een oproep aan de leden om zich te melden wanneer iemand iets wil organiseren op de club.

Commissie Onderhoud &Groen: Klaas-Jan licht zijn verslag toe, dat ook op de site gepubliceerd zal worden. 
Bas Stevens: speelt privatisering nog? KJ: mogelijk denkt gemeente eraan en het bestuur heeft dit nog op de agenda staan. Voorwaarden gemeente zijn nu nog ongunstig, wij willen daar zeker nu nog niet aan met deze voorwaarden, ook gezien de onduidelijkheid over het Roomburgpark

11. Bestuursverkiezing het bestuur vraagt de vrijheid om een nieuwe penningmeester te kunnen aanstellen indien die gevonden wordt. 

12. Benoeming commissies van bijstand, In de JC is er een wijziging en Kim Opdam 
gaat deelnemen aan de OLK-commissie 
De vergadering is akkoord met benoeming commissies van bijstand.

13. Samenvatting genomen besluiten:
•    Goedkeuring notulen over jaar 2018
•    Goedkeuring jaarverslag secretaris over 2019 
•    Goedkeuring financiële jaarverslag over 2019
•    Benoeming kascommissie over 2020
•    Oprichting Commissie die rookvrij beleid gaat uitwerken
•    Akkoord begroting voor 2020
•    Akkoord voorstel contributie 2020 en korting voor vrijwilligers 
•    Akkoord benoeming commissies van bijstand


14. Décharge bestuur 
De vergadering verleent décharge aan het bestuur over 2019.

Manfred Marang, oud voorzitter bedankt het bestuur, namens alle aanwezigen. 

15. Rondvraag.
Geen vragen


Enkele belangrijke data voor 2020:
14-03: afscheid Henny en Anja 
28-03: pasjes ophalen, welkom nieuwe leden en competitiespullen ophalen 
11-07 t/m 19-07: OLK
17-08 t/m 23-08: open jeugdtoernooi
27-08 t/m 06-09: CKS
07-09 t/m 11-09: open 50+dubbeltoernooi


16. Sluiting 
De voorzitter dankt iedereen voor het vertrouwen in het bestuur, zijn/haar aanwezigheid en nodigt iedereen uit om het glas te heffen op 2020 en deel te nemen aan de grote Roomburgerquiz 2020.


ad 2 Deze notulen zijn te lezen op www.tcroomburg.nl
ad 5 Deze zijn t.z.t. te lezen op www.tcroomburg.nl
ad 6 Staan t.z.t. op besloten deel van de site, in clubhuis zullen enkele exemplaren liggen ter inzage
ad 8 De kascommissie voor 2019 bestond uit de heren Frank Lange en Gerrit Nieuwenhuijs en de heer Manfred Marang als plv. lid